الغرض من هذه السياسة هو بيان السياسات والإجراءات التي تنظم تعارض المصالح لكلٍ من: مساهمي الشركة ومجلس الإدارة، ولجان الشركة وكبار التنفيذيين، والموظفين ومراجعي الحسابات، والمستشارين وأصحاب المصلحة الآخرين حسب ما تقتضيه الحاجة (ويشار إليهم جميعاً في هذه السياسة 'بالأشخاص المعنيين'). كما تهدف هذه السياسة إلى مساعدة 'الأشخاص المعنيين' للتعامل مع حالات التعارض وفقاً للمتطلبات القانونية و وفقاً لأهداف المُساءلة والشفافية التي تطبقها الشركة في عملياتها.

ينشأ تعارض المصالح في الشركات عندما تتداخل المصالح الشخصية الخاصة للأشخاص بأي شكل من الأشكال مع المصالح العامة للشركة. منصة أصيل تُقِّر وتحترم الواقع المتمثل في أن 'الأشخاص المعنيين' لديهم مصالح شخصية وأن لهم الحق في المشاركة في مختلف الأنشطة على أن لا يؤدِّي ذلك بأي شكل من الأشكال إلى تعارض مع المصالح العامة للشركة. وفيما يلي أمثلة لحالات تعارض المصالح أو حالات يمكن أن ينشأ عنها تعارض المصالح:

1. أن يستخدم أحد الأشخاص المعنيين منصبه في منصة أصيل، أو المعلومات، أو فرص الأعمال التي يحصل عليها أثناء عمله في الشركة للحصول على منافع شخصية أو لتحقيق فوائد لطرف ثالث.

2. عندما يقوم أحد 'الأشخاص المعنيين' بإنشاء شركة تمارس نشاط مشابه لنشاط الشركة.

3. عندما يقوم أحد 'الأشخاص المعنيين' مثل عضو مجلس الإدارة في مجال عمله باتخاذ قرار أو الدخول في تعامل أو عملية شراء لصالح شركة له مصلحة فيها.

4. أن يقوم الموظف و/أو أحد أقاربه بأي أعمال للموردين أو الموردين بالباطن أو المنافسين.

5. عندما يقوم أحد 'الأشخاص المعنيين' بأعمال أو تكون له مصالح قد تجعل من الصعب عليه أداء عمله في الشركة بموضوعية وفعالية.

6. عندما يتلقى أحد 'الأشخاص المعنيين'، أو أحد أفراد أسرته، منافع شخصية غير مشروعة بسبب منصبه في أصيل.

7. يجب على أصيل وأصحاب المصالح مراعاة القيام بما يكفل ترجيح مصلحة الشركة عند وقوع حالات تعارض المصالح، وفقاً لأفضل الظروف المتاحة، كما أن على 'الأشخاص المعنيين' الامتناع عن التأثير على قرارات الشركة في أي عمل ينشأ عنه تعارضاً محتملاً في المصالح بما في ذلك الامتناع عن التصويت على أي قرار أو أمر يكون خاضعاً لتعارض محتمل في المصالح، وأن يفصحوا عن أي تعارض للمصالح ينشأ بسبب علاقتهم بالشركة وفقاً لوسائل وطرق الإفصاح التي تحددها هذه السياسة والأنظمة ذات العلاقة في المملكة.

8. التوسط لتوظيف الأقارب والأصدقاء بشركة أصيل أو التوصية بخصوصهم وفي حال تقدم أحد الأقارب لوظيفة على الأشخاص المعنيين, عدم التوسط له وترك الأمور تسير وفقاً للإجراءات والسياسات التي تحددها الشركة دون تأثير أو تدخُّل بطريقة مباشرة أو غير مباشرة.

تُطبَّق هذه السياسة على أصحاب المصالح المذكورين أدناه:

1. كبار مساهمي الشركة الذين يملكون 5% فأكثر من رأس مال الشركة.

2. أعضاء مجلس إدارة الشركة واللجان والمستشارين.

3. كبار التنفيذيين.

4. موظفي الشركة.

5. أعضاء لجان الاستثمار في الصناديق.

6. مراجعي الحسابات ومستشاري الشركة.

7. أصحاب المصالح الآخرين وفقاً لما يقتضيه الحال.

1. الحفاظ على سرية المعلومات ذات الصلة بالشركة وأنشطتها وعدم إفشائها إلى أي شخص أو جهة.

2. لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة أن يفشوا ما وقفوا عليه من أسرار الشركة. ولا يجوز لهم استغلال ما يعلمون به بحكم عضويتهم في تحقيق مصلحة لهم أو لأحد أقاربهم أو للغير؛ وإلا وجب عزلهم ومطالبتهم بالتعويض.

يلتزم جميع أعضاء مجلس الإدارة ومنسوبي الشركة بالإفصاح والتبليغ فوراً عن مصالحهم الشخصية التالية:

1. أي مصلحة في استثمار أو ملكية في نشاط تجاري أو منشأة لها فائدة أو تقدم أي خدمات لأيٍ من الشركات التابعة للشركة، أو تتحصل على أي فائدة من الشركة .

2. نشاط تجاري أو منشأة تقوم بأداء خدمة معينة أو تبحث عن أداء خدمة مع أي من الشركات التابعة للشركة، كالبنوك وأجهزة الإعلام أو غيرها.

3. أي مصلحة مع زبون، عميل أو أي منشأة أخرى تستقبل خدمة أو أي منفعة من الشركة.

4. نشاط تجاري، عميل أو أي منشأة أخرى في وضع يجعلها تستفيد من أي إجراءات يقوم بها عضو مجلس الإدارة أو الموظف.

5. المصالح المباشرة وغير المباشرة لعضو مجلس الإدارة وكبار التنفيذيين وأمين سر مجلس الإدارة وأي من أقاربهم.

6. ملخص لعقود العمل الحالية أو المقترحة لأعضاء مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي وكبار التنفيذيين مع الشركة.

7. التفاصيل الكاملة لأي عقد أو ترتيب يكون فيه للرئيس التنفيذي أو لأحد أعضاء مجلس الإدارة أو لأي قريب لهؤلاء مصلحة جوهرية فيه ويكون مهماً لأعمال الشركة أو تقديم إقرار ينفي ذلك.

تقوم لجنة المراجعة بالإشراف على تنفيذ هذه السياسة من خلال مراجعة الحالات والمعاملات والعقود التي تتم مع أصحاب المصالح أو التي من المحتمل أن تنطوي على حالة تعارض مصالح والرفع بأي توصيات تراها مناسبة إلى مجلس الإدارة. بالإضافة إلى ذلك يتم الإبلاغ عن أي مخالفة لهذه السياسة وفقاً للإجراءات المحددة في سياسة الإبلاغ عن المخالفات (whistle blowing policy) وسياسة تنظيم العلاقة مع أصحاب المصالح وسياسة التظلمات.

يُعمل بهذه السياسة اعتباراً من تاريخ اعتمادها من قبل مجلس الإدارة، ويقوم المجلس بمراجعة هذه السياسية من فترة إلى أخرى وفقاً لما تقتضيه الحاجة، ولا تُعدَّل هذه السياسة إلا بموافقة المجلس.

يتم نشر هذه السياسة على موقع الشركة الإلكتروني وذلك لتمكين الأطراف ذات العلاقة من الاطلاع على هذه السياسة أو من خلال أي وسائل أخرى للنشر يراها مجلس الإدارة.